随着信息技术的持续不断的发展和应用，无纸化会议系统慢慢的变成了了一种越来越普遍的会议模式，它可以在一定程度上完成会议的高效、安全、环保和智能化，满足了现代社会对可持续发展的要求。无纸化会议系统是使用基于移动网络的无纸化会议交互系统、现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术，通过文件的电子交换实现会议的无纸化。其特征是：文件传输网络化，文件显示电子化，文件编辑智能化，文件输入输出可控化。核心功能主要是实现会议签到、文件分发、文件上传、文件同步演示、投票表决等功能。
无纸化会议系统可以帮助企业提高管理效率、推动信息化建设、优化业务流程、提升竞争力。无纸化会议系统可以在一定程度上完成一站式全流程数字会务管理平台，把繁琐的会前准备、会务材料、人员通知数字化、电子化、流程化闭环式管控，减少传统纸质文件的使用，提高会议效率和资源利用率。
无纸化会议系统符合国家有关政策法规的要求，具备高度的保密性和安全性。无纸化会议系统可以在一定程度上完成对政企信息系统的全生命周期闭环保护，通过一系列的安全加密及加固软硬件的策略，有效的防范泄密风险隐患，保护数据安全。
无纸化会议系统可以在一定程度上完成会议的低碳化、绿色化，响应国家节能减排的号召，为低碳经济做出贡献。无纸化会议系统能够大幅度减少纸张的使用，节约宝贵的森林、煤炭和水资源，减少污水和有害化学气体的排放。
无纸化会议系统的前景是广阔的，根据调研多个方面数据显示，国内市场对无纸化会议系统的需求年增长率超过20%，可见该系统具有巨大的发展的潜在能力。无纸化会议系统的前景大多数表现在以下几个方面：
用户对多个本地或异地会议室管理，以及跨多个会议室或地域协同召开同一无纸化会议需求，使得无纸化会议向集群管理和协同联合会议等模式应用方向发展。
能很好的适配国家信创战略实施，可支持各种信创平台适配方案，满足Windows、Android、鸿蒙、国产信创等不同系统终端的混合入会。
用户个性化需求的多样性，要求产品厂商可提供原生和高效的定制能力输出，使用户得到满足对会议应用的个性化定制需求，赋能不同用户对会议信息化的差异性应用。
系统能很好的适应不一样用户对会议功能、参数设置、会议管控等的不一样的需求，支持用户无代码方式实现对系统应
无纸化系统往往不是孤立存在，系统所能提供的开放性，应能满足与OA系统、门禁系统、中控系统、及其他应用系统的集成对接，确保各系统数据间的交互共享和融合应用。
无纸化系统应支持用户对会议管理的平台化需求，可实现会议预约、信息发布、会务管理、会议协同、场景管控、设备运维等多种系统应用集成的平台化管理需求，支持一屏管控所有系统。
为应对用户对无纸化系统日益增加的需求，艾索于2018年率先提出并发布“分布式无纸化会务系统”，国内首家将分布式视频处理技术应用于无纸化会议系统，基于分布式的编解码器为无纸化系统构建网络化视频矩阵，高效使用户得到满足复杂多样的本地和异地高清视频信号接入、调度和管控需求。
3.1.1系统支持灵活多样的系统部署方式，适应不一样用户的应用环境和应用安全需求：
对于每个用户项目，只需部署一台服务器和一套无纸化系统管理软件。真正的支持多会议室管理和应用，同时支持多个会议室同时召开不同的会议;支持Windows版本和Android版等不同版本客户端分别同时召开不同的会议;支持Windows版本和Android版等不同版本客户端在同一个会议中混合应用。
3.1.2集成分布式视频处理技术，构建网络化视频矩阵，有效应对用户复杂多样的视频调度和切换需求：
摒弃了传统无纸化系统集中部署且仅支持单路视频接入和信号投屏的“视频编解码器”或“流媒体服务器”，有很大成效避免系统单点故障;集成分布式视频输入编码和视频输出解码技术和应用，构建了一个灵活、柔性、可扩展的网络化视频矩阵，实现多路高清视频信号的接入、以及多路高清视频信号输出的可视化管控系统，支持多路高清信号的接入、处理、分屏、投屏等功能;分布式视频处理系统同时兼容艾索公司的可视化视频管理平台，可实现更强大的多路视频画面分割、拼接、漫游、叠加等功能应用。
3.1.3支持系统设备智能化管理和安全接入管理，设备管理更智能、更安全、更高效便捷：
系统设备采用全IP化管理，设备管理更智能，支持无线或有线方式接入，设备仅需接入用户网络，系统就可以完成自动扫描、自动发现和注册，避免了繁杂的设备手工注册、填写大量设备信息的过程;
完善的终端设备管理功能，支持很多类型的会议终端、分布式视频输入编码器、分布式视频输出解码器、会议信息发布终端、候会语音播报终端、会议服务交互终端、电子桌牌、会议标语、液晶升降控制器等九大应用终端设备的管理。
系统提供了人员、会议、议题、文件，以及菜单(功能)级的权限或密码管控策略，并支持基于国家标准商用密码加密算法的信息安全加密功能，确保重要文件在会议全过程中无明文，可有效保障会议安全。
系统具有议题文件多方协同批注功能，批注者开启协同批注模式后，其个人批注将对其他所有与会者可见，多方可同时对同一个会议文件进行协同批注，所有批注信息相互可见。批注者还可随时切换为私有批注模式，或将某些已协同批注的信息设为私有，从而将个人批注信息对其他批注者隐藏。
无纸化会议系统可与用户远程视频会议系统实现集成对接，支持一键创建视频会议，并支持各会场音视频信号与无纸化协同信号的叠加、调度和控制等，从而将无纸化会议协同应用与视频会议音视频交互应用有机融合。
系统提供有多种模版的可视化设计器，支持电子标语界面、会议欢迎界面、会议信发界面、会议室空间布局等界面设计，设计器提供类PPT页面设计模式，提供了丰富的设计组件和组件属性设置，可辅助用户快速设计各种高质量和个性化风格的模版界面，并在会议中调用。
系统具有独特的会议进程状态实时记忆能力，会中所有会议状态和用户操作，包括议题进程状态修改、议题所有增删改等操作，以及文件批注信息、投票表决信息、电子白板笔记、会议纪要内容、会议交流信息、会议消息、同屏或投屏状态、会议签到记录等，均可自动实时同步至系统管理平台。若发生设备掉电、操作系统宕机或网络故障，在故障恢复后，系统客户端可自动从会议管理端快速同步会议进程信息，并自动还原用户已做的操作备份，确保无纸化会议的正常召开，以及会议资料信息的完整性。
系统客户端软件提供无感交互支持，用户在使用的过程中，无任何“保存”或“上传”等额外按钮操作，参会人员会中所有操作，如文件浏览批注、电子白板笔记、会议记录内容、临时上传文件、会议纪要内容、会议交流信息、会议签到记录等，系统均实时自动上传至系统管理端，从而有效提升会议效率，确保所有与会者均可心无旁骛的专注于会议。
在大部分项目中，单一会议室无纸化应用是主流方案。一套分布式无纸化系统包含：
无纸化会议系统主机：整个无纸化系统的核心，每套系统只需配置1套，负责所有无纸化功能模块的正常运行，所有数据的接收和转发工作，实现无纸化系统初始化、会前创建会议、会后资料整理等功能。
无纸化会议终端：实现无纸化桌面应用功能，包括签到管理、议题管理、文件浏览与批注、信号同屏与上墙、会议资料管理、投票管理、电子白板、会议交流、会议控制等功能。并且采用定制型号提升终端配置，满足实现无纸化操作CAD软件的功能。
操作显示终端：个人端使用，用于无纸化会议显示、会议操作等。按席位数量配置，所有无纸化功能都在这个地方进行体验，新版本中铭牌显示同时支持外部电子桌牌的联动应用。
分布式同屏系统(分布式信号输入/输出控制器)：目的和传统无纸化相同，用于将本地无纸化图像投射到大屏或者将外部如摄像机等各种画面投射到本地无纸化终端的屏幕上显示。不同之处在于分布式同屏系统不限制输入和输出数量，分布式部署不受场景和距离限制，延迟超低， 超高清，安全稳定。
该系统核心功能主要是实现会议签到、人名导位、文件分发和上传、文件同步演示、投票表决，手写批注、会议交流、呼叫服务等功能。配合其他周边系统，可以为整个会议空间提供综合会议管理服务。
艾索分布式无纸化系统的构建正是基于网络的视频云平台，所有的信号接入输出都能够最终靠网络来实现。只要插上网线，即可将任意位置信号接入系统，并在云平台中任意位置单台或多台显示设备组合还原输出，整套系统即可按照需求来部署。系统的扩展也变得非常容易。
在某市人大中，多会议室同步无纸化参会成为项目“刚需”。项目上7F、8F、10F各楼层无纸化会议室均利用互联网，接入到同一台分布式无纸化会议服务器,利用互联网进行视频信号传输，所有会议室的信号可相互连通。大幅度减少布线成本及服务器布设难度。常规会议室也可通过分布式节点双向接入会议视频信号，实现无纸化系统对整个多会议室集群的统一控制联动。
系统还可选配会议标语、会议信息发布、会议服务、会议语音播报等选配功能。支持会议预约信发的人脸识别签到，支持多系统同时入会。
艾索分布式无纸化系统基于互联网或用户专网，可为不同地点的无纸化会议室预约创建联合会议，实现异地协同召开同一场无纸化会议;联合会议模式下，可实现本地异地的协同，包括会议信息发布、会议签到、议题同步、议题文件分发、协同表决、协同同屏、协同投屏、集中设备管控等。
无纸化会议系统可与用户远程视频会议系统实现集成对接，支持一键创建视频会议，并支持各会场音视频信号与无纸化协同信号的叠加、调度和控制等，从而将无纸化会议协同应用与视频会议音视频交互应用有机融合。
此类项目有某地煤矿集团公司，该公司总部以及各个分矿场都使用艾索无纸化系统，该公司每天都有不同的视频会议，每个会议远端信号均接入无纸化系统，投屏方便，显示直观。总部会将每一个分会场现场情况集中投送到总部大屏，让总部对各分矿场人员情况有全盘认知，一目了然。分会场也可将会议情况和现场摄像头信号投送至总部，提供更实时的一线信息，方便总部统一决策。满足指挥和监督安全生产、组织协调、监督检查、信息传递、全面服务和信息资源整合、远端视频会议、日常工作安排等需求。
根据客户的真实需求，在现有软件基础上，对某些功能进行升级或定制。比如无纸化系统为方便查阅，议题栏显示会议内容，固定人员权限划分，议题显示审批预算金额等功能性的开发。
以开放音视频软件应用产品的底层代码，与各平台的接入。比如无纸化会议，会议预约信发，与OA系统，政务办公系统等平台对接。
突破目前音视频产品系统搭建的本地服务器局限，创建云端版本服务器，以SaaS平台开发，最终形成租户模式。
针对某些特定性行业，常规软件应用功能，不能够满足使用需求，不能够达到涉密等级，以高度定制的方式，按用户方需求，进行定制开发。
除去上述功能应用外，针对国家“国产替代、安全可控”的信创战略，艾索公司基于自身强大的研发能力，适时推出了信创版无纸化会议系统版本，从国产操作系统、国产CPU处理器、国产数据库等维度，通过了与国内各大信创产品厂商有关产品的适配和兼容性测试与认证。艾索技术也对现有系统持续迭代，满足更多会议场景需求，力图向以科学技术创新赋能会议信息化转型的使命持续前进。
